Công cụ phân bổ chi phí theo số nhân sự

Giới thiệu về công cụ này

Các chi phí chung — tiền thuê mặt bằng, hỗ trợ CNTT, lương của một nhóm nhân sự dùng chung — hiếm khi thuộc về riêng một phòng ban, nên doanh nghiệp cần một cách công bằng để chia chúng cho các trung tâm chi phí. Phân bổ theo số nhân sự là một trong những cơ sở phổ biến nhất: phần chi phí của mỗi phòng ban bằng tỷ lệ nhân sự của phòng ban đó trên tổng nhân sự, tức là (số nhân sự phòng ban ÷ tổng số nhân sự) × tổng chi phí. Cách này đơn giản và có cơ sở vững cho những chi phí thực sự tăng theo số người, như diện tích văn phòng hay người quản lý phúc lợi dùng chung, nhưng không phù hợp với những chi phí tăng theo doanh thu hoặc mức sử dụng.

Công cụ này nhận tổng chi phí chung và số nhân sự của từng phòng ban rồi trả về số tiền bằng đô la được phân bổ cho phòng ban được chọn. Các nhóm tài chính và kế toán lập báo cáo phân bổ chi phí nội bộ, các trưởng phòng xem xét khoản chi phí chung bị tính ngược về phòng mình, và những nhà sáng lập startup lần đầu thiết lập ngân sách theo trung tâm chi phí dùng công cụ này để có một cách chia minh bạch theo số nhân sự, dễ giải thích và dễ kiểm toán.